🦠 Als vereniging geld ophalen in corona-tijden: do's & don'ts

Jeugdbewegingen, sportclubs, serviceclubs… moeten vanwege de coronacrisis niet alleen hun dagelijkse werking pauzeren, ook hun geldacties kunnen niet meer doorgaan. Ze rekenen nochtans op die inkomsten om hun kosten te dekken. Hoe kan je als vereniging toch het hoofd boven water houden in deze (financieel) moeilijke tijden? Scouts Sint-Aloysius geeft het goede voorbeeld met een online wijnverkoop.

(Foto inzet: Norma Mortenson / Pexels)

Bedrijven over het hele land krijgen (terecht) allerlei steunmaatregelen van de overheid. Maar ook kleine non-profitorganisaties hebben het vaak moeilijk: ook zij maken nog steeds kosten maar zien hun inkomstenbronnen, bv. allerlei verkopen, sponsoring of evenementen, in het water vallen. Het ziet er bovendien niet naar uit dat we snel terug “uit ons kot” mogen komen voor werk of school, laat staan dat verenigingen opnieuw activiteiten mogen organiseren om geld in het laatje te brengen. Verschillende gemeenten kondigden al een verbod aan op evenementen tot ten vroegste eind mei.

Na de annulatie van ons evenement startten we meteen een online wijnverkoop als alternatief. Zo hopen we bijna evenveel op te halen als met ons eetfestijn.

Hoe moeten verenigingen dan hun energiekosten betalen? Of het geplande zomerkamp of stage financieren? De scouts, KSA, Chiro en ikorganiseer.be geven enkele tips over hoe het verlies te compenseren, maar veel alternatieven voor nieuwe inkomsten zijn er niet. Deur-aan-deur verkopen of een take away eetfestijn zijn de komende weken alvast sterk afgeraden.

Bestellen kan eenvoudig online, met afhaling na de coronaperikelen.

Daar hebben de scouts van Sint-Aloysius uit Aalst iets op gevonden. “Ons jaarlijkse eetfestijn vond normaal plaats op 21 maart,” vertelt groepsleider Servaas, “net wanneer alle evenementen verplicht werden geannuleerd. De bestellingen die we al geplaatst hadden, konden we gelukkig afzeggen, maar we hebben het geld wel nodig om onze werking te financieren”. De leiding bleef niet bij de pakken zitten en besloot in samenwerking met een bevriende wijnhandelaar een online wijnverkoop op te zetten. Een win-win situatie: zo krijgt ook de lokale middenstand een duwtje in de rug.

“We voorzien het afhaalmoment voor onze wijnpakketten pas nadat de coronamaatregelen worden opgeheven en we 100% zeker zijn dat alles terug veilig kan verlopen. Ook dan zullen we uit voorzorg nog maatregelen treffen om geen risico’s te nemen, zoals social distancing aanmoedigen”. Met de late leverdatum lijken de kopers van de wijn alvast geen probleem te hebben: “We hadden niet verwacht dat er in de eerste week al zo veel mensen wijn zouden kopen”, vertelt de groepsleider.

Het succes van de verkoop is mede te danken aan de competitieve geest van de leden en leiding: iedereen verkoopt mee en er is een online scorebord dat aanduidt wie het meest verkoopt. “We zetten het betaalformulier op via Trooper, een platform speciaal bedoeld voor verenigingen die geld willen inzamelen. Een verkoop starten ging in enkele klikken en we konden eenvoudig al onze leden uitnodigen om deel te nemen aan de verkoopwedstrijd." Doordat kopers online betalen, kan de groep meteen met de opbrengsten aan de slag: het geld wordt automatisch dagelijks op hun rekening gestort.

Met een scorebord worden leden aangemoedigd om te verkopen

“We zijn erg tevreden dat het zo goed loopt”, zegt Servaas nog, “en hopen dat onze omzet de komende weken zo blijft stijgen. Zo moeten we ons de komende maanden financieel geen zorgen maken en kunnen we ons terug concentreren op wat we het liefste doen: onze leden entertainen. Zij kunnen dat vandaag extra hard gebruiken, al is het van op afstand!”

Opgelet!
Veiligheid blijft nog steeds het allerbelangrijkste. Het grote voordeel van een online verkoop is dat er geen enkel fysiek contact nodig is tussen organisatoren, koper en verkoper. Het is niet de bedoeling om te leveren of te laten afhalen terwijl de maatregelen van de overheid gelden, dat zijn immers niet-noodzakelijke verplaatsingen. Reken op het begrip van de kopers om pas te leveren wanneer alles opnieuw in veilige omstandigheden kan doorgaan. En intussen: blijf in uw kot!

Do's & don'ts

Tips voor een corona-proof geldactie

Vermijd elk fysiek contact bij het organiseren van je verkoop. Taken waarvoor dat echt nodig is, zoals de levering, stel je uit tot alles terug veilig is.
Wees transparant over de lever- of afhaaltermijn. Je kan onmogelijk met zekerheid beloven wanneer dat zal zijn, dus communiceer enkel een datum onder voorbehoud en ver genoeg in de toekomst.
Koop bij een lokale handelaar om hem/haar te steunen in deze moeilijke periode. Misschien kan je een deel van je opbrengsten al overmaken bij wijze van voorschot?
Bied enkel iets aan waarvan je met zekerheid weet dat je het kan leveren wanneer het zover is. Zorg bijvoorbeeld dat de handelaar op de hoogte is van je toekomstige aankoop.
Als je etenswaren wil verkopen, kies dan voor iets dat je al ingepakt koopt. Zelf inpakken zonder bescherming is niet het beste idee, zelfs niet na de semi-lockdown.
Spoor je leden aan om je te helpen met de verkoop - dankzij het scorebord wordt dit voor hen ook een spel.

Maak je eigen webshop met scorebord op trooper.be/verkoopactie.

‍