Organisatie

Online verkopen is efficiënter

Het probleem

Kort samengevat was onze kaartenverkoop voorheen veel werk voor weinig opbrengst. We drukten kaarten, staken die in omslagen en verdeelden die over de leden met de vraag om cash geld en eventuele onverkochte kaarten aan ons terug te bezorgen. Het resultaat? Omslagen die niet op bestemming geraakten, omslagen die verloren gingen (al dan niet met geld), verwarring aan de kassa of kaarten al dan niet betaald waren enzovoort. Daarnaast gebruikten leden de kaarten vooral voor hun eigen gezin, waardoor er geen nood was om aan "externen" te verkopen en het bereik dus beperkt bleef.

Opbrengst? Moeilijk te meten, want sommige kaarten werden op voorhand betaald en andere aan de kassa. Schatting: € 200. Voor een eetfestijn van 500 eters!

De oplossing

Dat moet beter kunnen, dacht ik. Als we online verkopen kunnen we instant starten, zonder te wachten op drukwerk en zonder de kaarten te moeten verspreiden. We laten mensen online betalen, zodat er geen geld meer verloren gaat en alle opbrengsten meteen op onze rekening staan. Leden kunnen eenvoudig een mailtje sturen naar vrienden en familie met een link om te kopen, waardoor het doelpubliek veel breder wordt. En bovendien: het kost ons veel minder werk. Eén mailtje met een oproep om te verkopen and that's it.

‍

Ik besloot zelf een webshop te ontwikkelen waar mensen hun gegevens konden achterlaten en konden kiezen wat ze wilden eten. We moesten dan wel rekening houden met transactiekosten per bestelling, maar dat bleek achteraf gezien meer dan de moeite waard: de meerverkoop die we genereerden door online te gaan was vele malen groter dan de commissie die we moesten afdragen.

Het eerste opvallende effect na de start: in plaats van één of meer steunkaarten van € 3 kochten mensen volledige maaltijden voor de hele familie. De gemiddelde bestelwaarde was € 43,13.

Bijkomend voordeel: we konden live volgen wat er besteld werd en konden dus perfect de hoeveelheden inschatten die we moesten voorzien. Voorheen gingen we gewoon af op wat er de vorige jaren geconsumeerd was, wat al eens tot overschotten of tekorten kon leiden. Uiteraard voorzagen we dit jaar wel nog steeds meer dan wat online besteld werd.

Wat met mensen die niet online kunnen of willen kopen?

Wacht even. Puur online verkopen? De papieren kaarten werden regelmatig aan oma's en opa's verkocht - we kunnen van hen toch niet verwachten dat ze online bestellen?

Dat dachten wij ook. Dus voorzagen we naast online verkoop ook papieren kaarten, zodat er niemand uit de boot valt. Het resultaat? 0 verkochte papieren kaarten, letterlijk iedereen kocht online. No joke.

Motivatie

Maak van verkopen een spel met een scorebord

Ok, cool, leden kunnen verkopen vanuit hun luie zetel. Maar kan het niet nog beter? Veel verenigingen belonen hun beste verkopers met een prijs om de verkoop te stimuleren. Dat kan ook online: we maakten één grote wedstrijd van verkopen, met een live scorebord.

Elk van onze leden kreeg een persoonlijke link, bijvoorbeeld crowdselling.eu/eetfestijn/Jan. Die konden ze delen met hun vrienden en familie. Sommigen stuurden de link rond per mail, anderen verspreidden papiertjes met de link erop vermeld. Telkens er iets verkocht werd via de link van het lid, kreeg hij/zij punten op het scorebord. Ook je persoonlijke link delen op Facebook leverde punten op. Aan de eerste drie deelden we een mooie prijs uit: 5 kilo chocolade 😋

De wedstrijd bleek erg populair - ook de leiding ging er volledig in op. Het ging zelfs zo ver dat we het scorebord moesten opsplitsen in leden en leiding, anders ging de leiding met alle chocolade lopen!

Communicatie

Communiceer duidelijk hoe leden kaarten kunnen (ver)kopen

We merkten dat er steeds een boost in de verkoop kwam nadat we een mailtje stuurden met de huidige tussenstand en de vraag om te verkopen. We maakten de mailtjes eenvoudig en persoonlijk. Een zinnetje dat het heel goed deed was "nog X punten en je verdient een mooie prijs"!

Daarnaast werd ook automatisch een mailtje verstuurd bij elke nieuwe bestelling, zowel naar de besteller als naar de verkoper. Op die manier kreeg de verkoper bij elke bestelling een hoera-gevoel en kon de besteller later terug opzoeken wat hij besteld had en wat zijn code was.

Het eindresultaat? Great success! Op minder dan een maand haalden we maar liefst € 4365 op, een gigantisch verschil met onze verkoop ervoor. En eigenlijk heeft het ons minder moeite gekost 🙈

Wat meer is: het eetfestijn is niet de enige geldactiviteit van onze vereniging - ook bijvoorbeeld onze taartenslag zou op deze manier een stuk efficiënter kunnen. Mensen zouden hun adres kunnen opgeven voor levering, of zouden hun taart kunnen komen afhalen met de persoonlijke code. We besloten sindsdien elk van onze fundraisers op deze manier te organiseren.

Gratis beschikbaar

Hier zat wel muziek in, besefte ik. Ook andere verenigingen zouden hiermee gebaat zijn. Daarom besloot ik om de software die ik bouwde, met anderen te delen onder de naam Crowdselling. Ik maakte het eenvoudig om zelf een account te maken, een betaalformulier met scorebord op te zetten en persoonlijke mailtjes naar de leden en bestellers te sturen. De kosten van o.a. de ontwikkeling, de hosting, het onderhoud en de online betaling worden vereenvoudigd tot één tarief: € 0,50 onder de € 10 bestelwaarde, 5% van de bestelwaarde boven de € 10.

Maar dit is nog maar het begin van dit verhaal. Het kan nóg beter.
Wat dacht je bijvoorbeeld van volgende ideeën?

• Iets minder competitiefs dan een scorebord, zoals een gezamenlijk doel om te halen met de hele groep;
• Een kassasysteem om de bestellingen eenvoudig af te handelen op je evenement zelf of op de afhaal- of levermomenten;
• Een uitgebreider formulier, met bv. opties om aan te duiden wanneer je komt eten/afhalen/wilt laten leveren.

‍

Samen sterker

Ondertussen versterkt Crowdselling Trooper, een organisatie dat reeds op verschillende manieren verenigingen helpt geld in te zamelen. Ik ben ondertussen bij hen aan de slag en wil heel graag het platform nog beter optimaliseren.

Haalt jouw vereniging alles uit je geldactiviteiten? Wat zou je helpen om meer geld op te halen? Laat het ons weten in de chat rechtsonder!

Je kan zelf gratis een verkoopactie opstarten op trooper.be/verkoopactie.